Pengalaman Mengurus Visa Schengen Lewat Avia Tour

Pengalaman Mengurus Visa Schengen Lewat Avia Tour

Sejak pertama kali bikin visa untuk trip ke Korea Selatan tahun 2016 lalu, saya dan keluarga selalu menggunakan jasa travel agent. Begitu juga saat dapat kesempatan untuk traveling ke Eropa, kami memutuskan untuk mengurus visa Schengen lewat Avia Tour.

Kenapa selalu lewat agen?

Alasan ceteknya adalah karena sudah terbiasa dan keterusan. Meski begitu, saya juga merasakan beberapa keuntungan mengurus visa lewat travel agent, yaitu:

  • Saya bisa pilih kantor cabang yang terdekat dari rumah atau kantor sehingga gak ada istilah curi-curi waktu kerja demi urus visa.
  • Gak perlu bolak balik ke kantor kedutaan atau VFS Global kalau ada dokumen yang kurang lengkap. Pasalnya, selain sudah dapat semua informasi yang dibutuhkan PLUS kelengkapan dokumen saya dicek dua kali oleh pihak agenpertama di kantor cabang kemudian di kantor pusat, saya juga gampang buat follow up status pengajuan visa ke mereka via Whatsapp.

Sebenarnya menjelang trip ke Australia tahun lalu, saya sudah berencana buat apply visa lewat VFS Global, yakni perusahaan yang secara resmi ditunjuk oleh kedutaan sejumlah negara sebagai pusat pengajuan visa.

Awal Mei saya daftar via website dan dapat jadwal kedatangan ke kantor VFS dua minggu kemudian. Sayangnya, saya dan adik saya sama-sama gak bisa ke sana pada tanggal tersebut. Karena jadwal yang gak pernah pas, alhasil kami membatalkan rencana awal dan mempercayakan Dwidaya Tour untuk urusan visa ini.

Kekurangannya? Harganya lebih mahal dibandingkan kalau saya urus sendiri ke VFS. Sebagai perbandingan, harga visa Schengen per Februari 2019:

Lewat agen (Avia Tour): Rp1.767.500

Tanpa agen (VFS Global): €60 + €25 (service fee) = +/- Rp1.360.000

Oh ya, harga di atas belum termasuk biaya translate dokumen dan asuransi perjalanan, yang nanti akan saya bahas lebih lanjut.

Pada akhirnya, mau lewat agen maupun mengurus sendiri kembali lagi ke preferensi masing-masing. Harapannya setelah membaca tulisan ini kamu bisa menentukan mana yang paling tepat buat kamu.

Anyway, keduanya gak ada yang menjamin permohonan visa kita PASTI disetujui.

Nah lho? Terus gimana?

Jangan sedih karena pastinya ada hal-hal yang bisa dilakukan untuk (setidaknya) meningkatkan chance visa kita di-grant oleh kedutaan.

PERSIAPAN MENGURUS VISA SCHENGEN

Biasanya setiap kali akan traveling ke negara yang butuh visa, saya selalu usahakan untuk apply sejak dua bulan sebelum keberangkatan. Begitu juga dengan family trip saya ke Eropa yang bakal berlangsung awal April 2019.

Persiapan apply visa Schengen sudah saya lakukan sejak mengantongi tiket Jakarta-Amsterdam-Jakarta di bulan Oktober 2018. Kenapa? Karena saya akan mengunjungi kurang lebih lima negara dan saya tahu kalau perintilan untuk melengkapi persyaratan visanya gak sedikit—yang mana saya cuma punya waktu empat bulan buat mencicilnya.

Setelah tiket pesawat sudah di tangan, saya pun langsung menyusun itinerary. Ini bagian yang paling saya suka; nentuin rute negara yang mau dikunjungi, tempat-tempat wisatanya, serta moda transportasi yang akan digunakan.

Dengan begitu, saya bisa mulai book hotel dan Airbnb, serta tiket kereta, bus, dan pesawat untuk perjalanan antarnegara. Bukti reservasi inilah yang akan saya lampirkan sebagai salah satu dokumen sakti ketika urus visa.

Apa gak takut visanya ditolak dan semua tiketnya hangus?

Prinsip saya adalah, selama kita bisa kasih bukti lengkap dan kuat kalau kita adalah turis yang hanya berkunjung untuk periode tertentu, dan bakal kembali ke negara asal once liburannya berakhir, percaya aja kalau urusan visa pasti aman.

Alhamdulillah selama ini pengajuan visa saya dan keluarga gak pernah bermasalah dan selalu disetujui. Akan tetapi, kalau kamu masih kurang pede, pastikan aja tiket yang kamu pesan punya free cancellation policy.

Nah, sambil melengkapi itinerary berikut perintilan hotel dan kawan-kawannya, saya juga cross-check dokumen lain yang dibutuhkan untuk apply visa Schengen.

Awalnya saya mau kembali menggunakan jasa Dwidaya Tour, tapi ketika iseng tanya-tanya ke Avia Tour, ternyata biaya visa, translate dokumen, dan asuransinya terhitung lebih murah. Alasan lainnya adalah karena gak lama sebelum mengajukan visa Schengen, ibu saya juga mengurus visa Australia di sana. Jadi, ya sekalian aja.

Oleh Avia Tour, kami dikasih dokumen ini:

widisontheroad | mengurus visa Schengen via travel agent | persyaratan visa Belanda Avia Tour
Persyaratan pengajuan visa Belanda

Visa Schengen memang bisa diajukan ke salah satu negara yang masuk kawasan tersebut. Nah, dari lima negara yang akan saya sambangi, saya pilih untuk mengajukan permohonan visa lewat VFS Global Belanda. Alasannya:

  1. Tiket pesawat saya adalah tiket PP ke Belanda
  2. Saya bakal stay paling lama di Belanda
  3. Denger-denger Belanda adalah negara yang paling “murah hati” buat ngeluarin visa Schengen. Percaya gak percaya sih kalau soal ini.

Oke, sekarang mari kita bahas satu per satu dokumen yang saya lampirkan.

1. Paspor lama dan paspor baru

Banyak yang bilang kalau koleksi cap di paspor akan menentukan disetujui atau engganya visa kita. Meski begitu, saya percaya pemohon yang paspornya sepi masih bisa terbantu oleh dokumen-dokumen pendukung lainnya.

2. Surat sponsor

Saya melampirkan dua surat, yaitu dari kantor ayah dan kantor saya, yang isinya meliputi status kepegawaian kami, konfirmasi tanggal perjalanan ke negara tujuan, serta pernyataan yang menjamin kalau kami akan pulang ke Indonesia dan kembali bekerja di perusahaan tersebut.

contoh surat sponsor kantor | mengurus visa Schengen Belanda via travel agent
Contoh surat sponsor perusahaan untuk mengajukan visa Schengen

3. Copy bukti keuangan 3 bulan terakhir

Percayalah bahwa tidak ada aturan mutlak angka minimum yang harus ada dalam tabungan. Kebanyakan travel agent hanya menyarankan angka yang menurut mereka paling aman. Namun, sebenarnya yang terpenting kamu punya jumlah tabungan yang masuk akal untuk membiayai hidup kamu selama di sana. Kasarnya, pihak kedutaan hanya ingin diyakinkan kalau kamu gak akan jadi ‘gelandangan’ di negara mereka.

Selain rekening koran yang menunjukkan arus masuk dan keluar uang kamu selama tiga bulan terakhir, sebaiknya lampirkan juga surat referensi dalam bahasa Inggris yang bisa kamu request ke bank masing-masing. Di BCA, kamu perlu membayar Rp50.000 untuk dapat surat ini.

4. Copy KK dan KTP

KTP kamu cukup di-copy sesuai ukuran aslinya di kertas A4. Jadi, gak perlu dipotong seperti kartu, ya.

5. Copy akta nikah

Biasanya yang saya copy adalah halaman kutipan akta nikah.

6. Copy akta lahir anak

7. Formulir visa Belanda

Di Dwidaya Tour, saya selalu diminta melengkapi formulir pengajuan visanya, sedangkan Avia Tour hanya minta saya untuk menandatangani halaman yang ditunjuk dan sisanya mereka yang isi—yang mana menurut saya memang harusnya seperti ini.

8. Foto ukuran 3,5×4,5

Siapkan 4 lembar foto ukuran 3,5×4,5 dengan latar putih dan zoom 70%.

Nah, saat ke studio foto pastikan kamu gak cuma bilang mau bikin pas foto untuk visa Belanda, tapi sebutkan juga spesifikasi di atas, ya.

9. Surat keterangan sekolah dalam bahasa Inggris

Selama tiga kali apply visa buat adik-adik saya, saya hanya melampirkan copy kartu pelajar/mahasiswa mereka dan sejauh ini gak ada masalah.

10. Konfirmasi tiket pesawat, penginapan, dsb

Dokumen saya meliputi semua bukti reservasi tiket dari mulai berangkat sampai hari terakhir di Eropa. Dokumen-dokumen ini menandai kalau hidup saya selama di negara tujuan (inshaa Allah) aman dan terjamin. Nah, soal penginapan dan transportasi rencananya akan saya bahas dalam artikel terpisah.

Tambahan:

  • Asuransi perjalanan

Avia Tour bekerja sama dengan Zurich Insurance di mana terdapat paket family dengan harga Rp1.095.000 untuk 2 orang dan Rp720.000 per orang. Karena keluarga saya berlima, maka saya harus membayar sebesar:

(Rp1.095.000 x 2) + Rp720.000 = Rp2.910.000

  • Translate dokumen

Rp101.000 per lembar

Oh ya, saya mau sedikit bahas satu hal. Di bagian note tertulis kalau nama di paspor HARUS sama dengan nama di KK, bukti tabungan, dan surat sponsor.

Nah, kebetulan nama yang tertera di halaman identitas paspor ayah dan adik-adik saya beda sendiri karena ada tambahan satu kata. Meski begitu, selama ini saya (berusaha) pede aja karena toh diambilnya dari nama orangtua masing-masing—yang mana tertulis di KK—dan ternyata memang gak jadi masalah.

So, kalau kamu punya case yang sama, gak usah khawatir!

PENGAJUAN VISA SCHENGEN

Urusan visa kali ini saya banyak dibantu oleh adik saya, Laras, untuk berkomunikasi sama pihak Avia Tour. Berikut ini rangkuman timeline-nya:

  • 4 Februari 2019: Adik saya datang ke Avia Tour Summarecon Mal Serpong dengan membawa lima formulir visa Belanda yang sudah kami tandatangani beserta dokumen-dokumen pendukung lainnya. Di sana dia hanya perlu melunasi biaya visa, sementara pembayaran asuransi dan translate dokumennya menyusul.
  • 6 Februari 2019: Adik saya dihubungi via Whatsapp mengenai total biaya asuransi perjalanannya yang hari itu juga saya bayar via transfer.
  • 13 Februari 2019: Avia Tour mengirimkan polis asuransi via email sekaligus pesan Whatsapp berisi jadwal appointment biometrik di VFS Global—bukan di Kedutaan Belanda seperti yang mereka tulis.
  • 21 Februari 2019: Saya sekeluarga datang ke VFS Global Belanda yang berlokasi di Kuningan City Lantai 1. Jadwal biometrik kami adalah pukul 9.30 WIB, tapi kami disarankan untuk tiba di lokasi 15 menit sebelumnya.
    • 09.15 WIB: Tiba di Kuncit dan langsung menghubungi PIC Avia Tour di sana, yaitu Pak Anto yang kasih kabar kalau kami bisa masuk pukul 09.45 WIB. Lumayan, masih bisa sarapan (lagi) di lantai dasar.
    • 09.45 WIB: Masuk ke kantor VFS dan melewati gate pemeriksaan. Kami dipersilakan membawa makanan dan minuman, tapi tidak boleh dikonsumsi di dalam. Handphone juga boleh dibawa masuk, tapi dilarang dinyalakan, sementara laptop harus disimpan di meja penitipan dengan membayar Rp22.000.
    • 09.50 WIB: Menunggu Pak Anto menyerahkan dokumen ke petugas VFS untuk diperiksa, lalu kami dipanggil untuk menandatangani sebuah formulir. Oh ya, selama di sana kami benar-benar dipandu dan diarahkan oleh Pak Anto yang super gesit!
    • 10.15 WIB: Menunggu giliran biometrik. Proses rekam sidik jari ini sebenarnya berlangsung gak sampai dua menit, tapi total waktu yang kami habiskan di sana sampai akhirnya dipanggil ke ruang biometrik kira-kira hampir sejam.
    • 10.50 WIB: Buru-buru meninggalkan Kuncit karena udah telat buat meeting internal di kantor -_- ternyata prosesnya lebih lama dari yang saya bayangkan. Anyway, Pak Anto menjanjikan visa kami selesai dalam 10-15 hari kerja.
  • Oh ya, sebelum biometrik kami diingatkan oleh pihak Avia Tour untuk membawa buku tabungan dan akta lahir anak untuk berjaga-jaga. Namun, ternyata di sana tidak diminta sama sekali.
  • 5 Maret 2019: Dapat kabar dari Avia Tour kalau visa Schengen kami sudah selesai dan paspor bisa diambil hari itu juga. Invoice translate dokumen juga dikirimkan dan totalnya pengeluarannya adalah sebagai berikut:
    • 1 kartu keluarga
    • 5 KTP
    • 2 lembar buku nikah
    • 3 akta lahir

Total: 11 lembar x Rp101.000 = Rp.1.111.000

Seperti ini penampakan visa Schengen yang tertempel di dalam paspor saya—gak seperti visa Australia yang hanya berupa kertas A4 4 lembar…

widisontheraod | contoh visa Schengen Belanda
Visa Schengen multiple entry

Kesimpulan

  1. “Urus visa di agen lama juga ya?” Well, pada dasarnya gak ada yang bisa menebak berapa lamanya, tapi kalau ngomongin pengalaman di atas, permohonan visa saya sebenarnya gak dihitung dari tanggal 4 Februari karena setelah itu pihak Avia Tour masih mengecek kelengkapan dokumen saya, serta mengurus travel insurance dan translate dokumen. Nah, kalau dihitung sejak biometrik, berarti visa saya selesai dalam waktu 8 hari kerja.
  2. Dengan mengurus visa Schengen lewat agen, saya memang bisa menghemat waktu dan tenaga; gak perlu urus asuransi di luar maupun translate dokumen. Akan tetapi, semua itu mungkin lebih worth it kalau kamu mengajukan untuk diri sendiri dan benar-benar gak mau ribet. Saya sendiri berencana—kalau ada rezeki untuk berangkat lagi sama keluarga—akan coba apply visa sendiri secara online lewat VFS Global. Selisih biayanya juga lumayan sih. :”)

Oke sepertinya itu saja cerita pengalaman membuat visa Schengen yang bisa saya bagikan. Semoga bermanfaat! 😀

20 thoughts on “Pengalaman Mengurus Visa Schengen Lewat Avia Tour

  1. kebetulan saya lagi mencari info ini, sangat membantu sekali infonya. can’t wait to hear another stories mba. Cheerrs !

    1. Halo, sama-sama! Waktu itu kami translate kartu keluarga, akta lahir anak, KTP semua anggota keluarga, dan buku nikah orangtua sebagai pendukung.

  2. Halo mba

    Saya mau tanya ya.. Suami saya wna (singapore) dan kita mau ke france dan greece.. Suami akan tanggung semuanya kerana saya gak kerja.
    Apa yang perlu disiapkan ya mba?
    Kerana kita akan berangkat dari singapore..

    1. Halo Mba, maaf baru respons. Pengajuan visanya tetap dari Jakarta?

      Mba bisa lampirkan bank statement/rekening koran, beserta surat yang ditandatangani oleh suami berisi pernyataan bahwa beliau yang akan menanggung semua biaya perjalanan. Saran saya sertakan juga bukti surat/buku nikah, ya.

      Semoga membantu!

      Tambahan: Kalau bisa sertakan juga surat keterangan dari tempat suami bekerja, Mba. Contohnya bisa dilihat di artikel ini, ya. 🙂

  3. Hai mbak, thanks for sharing ya membantu sekali lho.

    Kebetulan saya lagi cari² info mengenai visa schengen untuk adik yang pada saat ini karyawan di suatu perusahaan dan ibu saya yg kebetulan ibu rumah tangga gak bekerja dan gak sedang berwirausaha juga, jadi dari kemarin saya lagi khawatir takut permohonan visa ditolak nanti krn ibu saya tentu gbs menyertakan salah satu syarat yg selalu saya baca dimanapun ketika mau apply visa schengen, yaitu surat kontrak dari kantor ataupun SIUP.

    Kebetulan saya akan pindah ke Belanda dan sudah ada visa tinggalnya, rencana ibu dan adik akan ikut nganter dan stay di Belanda selama kurang lebih 1 bulan lalu kembali ke Indonesia tanpa saya.

    Kalau adik saya tentu bisa menyertakan surat/kontrak kerja dari perusahaan tempat dia bekerja, yang saya bingung dari pihak ibu sih, ada saran kah mbak dokumen pendukung apa lagi yg bisa disertakan supaya pihak kedutaan yakin bahwa ibuku akan kembali ke Indonesia setelah waktu liburannya selesai? Hehe thank you.

    1. Halo Mbak Irine,

      Case-nya agak mirip seperti waktu saya mengurus visa turis ibu saya untuk ke Australia karena kebetulan beliau juga ibu rumah tangga. Berikut dokumen yang kami lampirkan:
      – Tiket berangkat dan pulang dari Australia
      – Visa Australia milik saya dan adik saya (karena kebetulan kami berdua sudah mengantongi visa dari tahun sebelumnya)
      – Rekening koran ibu
      – Surat sponsor dari ayah yang menjelaskan tujuan keberangkatan, serta menjamin kalau ibu saya akan langsung kembali ke Indonesia
      – Buku nikah ayah dan ibu

      Saya rasa tiket pesawat (return) dan surat sponsor bisa jadi dokumen pendukung yang cukup kuat. Mudah-mudahan membantu ya, Mbak. Semoga pengajuan visanya lancar! 🙂

    1. Wah, serem dong, Mbak, kalau bocor. :p

      Harusnya gak masalah apalagi kalau didukung sama dokumen lain, misalnya tiket pesawat, bukti reservasi hotel, dsb. Ibaratnya kalau transportasi dan akomodasi sudah ter-cover, maka uang di rekening hanya perlu menutupi biaya hidup sehari-hari di negara tujuan.

      Menurut saya yang harus diperhatikan juga bukan cuma nominalnya, tapi cash flow di bank account tersebut. Cash deposit mendadak dalam jumlah besar, misalnya, bisa jadi pertanyaan pihak kedutaan. Kalau punya beberapa account, saya sarankan pilih yang arus keluar masuk uangnya stabil.

      Semoga membantu ya, Mbak. 🙂

  4. Salam mbak .karena sy tinggal di palembang, apakah sy hrs bolak balik ke jakarta unk ngurus visa ini.
    Trksh inform nya sgt membantu.

    1. Halo Mbak,

      Kalau mengurus lewat agen, mereka akan bantu cek kelengkapan dokumen supaya kita gak perlu bolak balik karena ada yang kurang. Pengambilan paspor juga mereka yang urus. Jadi, Mbak hanya perlu satu kali ke kantor VFS di Jakarta, yaitu untuk biometrik.

      Sekalipun apply sendiri, Mbak gak perlu datang lagi untuk ambil paspor, karena VFS menyediakan layanan pengiriman paspor setelah permohonan visa selesai diproses.

      Semoga membantu! 🙂

  5. hallo mbaa. nanya dong, ketika memakai jasa agen dwidya tour ini….untuk dokumen konfirmasi penginapan hotel visa schengen ini, mbak menggunakan bukti pemesanan hotel/bukti pemesanan airbnb /bukti pemesanan via booking.com ? aku kepo nih dwidya tournya mewajibkan mbaknya dokumen apa untuk konfirmasi penginapan ini

    soalnya aku rencana nya mau pake agen juga. makasiih

    1. Halo Mbak Sarah,

      Untuk konfirmasi penginapan, sebenarnya pihak Avia Tour—dan saya yakin begitu juga dengan Dwidaya—gak kasih ketentuan khusus kok. Saya sendiri menyertakan bukti reservasi Airbnb, serta Traveloka dan Tiket.com untuk pemesanan hotel (cari yang promonya paling oke hehe).

      Semoga lancar ya pengajuan visanya! 🙂

      1. aah jadi airbnb juga cukup yaaa.

        aku udah pesen airbnb siih, tapi gatau kenapa ga yakin mau pake bukti reservasi airbnb huhu, malah mau coba pesen booking.com gitu karena rata rata diinternet pada pake booking.com

        oke artinya mbaknya kemarin juga lampirkan airbnb ya untuk syarat konfirmasi hotel nya?

        1. yes betul, Mbak. alhamdulillah sejauh ini saya belum pernah ada masalah dengan pengajuan visa yang disertai bukti reservasi Airbnb. 🙂 bukti ini meliputi dokumennya yang menyebutkan tanggal check in dan check out maupun receipt pembayarannya.

  6. Selamat siang mba Widi, saya mau tanya. Biasax kalau lewat agen apa prosesnya bisa lebih cepat? Dan kalau misalnya mau urus sendiri dimana saya bisa dapatkan jadwal temunya mba??
    Terima kasih atas jawabannya/

    1. Halo!

      Sebenarnya apply visa lewat agen gak menjamin prosesnya bakal lebih cepat, tapi memang cukup membantu menghemat waktu persiapan kita; termasuk untuk urus asuransi dan translate dokumen.

      Kalau mau buat appointment sendiri bisa langsung ke website VFS, ya. Waktu itu saya baca-baca informasinya dulu di halaman VFS Belanda: https://www.vfsglobal.com/netherlands/indonesia/ lalu tinggal pilih “schedule an appointment”.

      Semoga membantu! 🙂

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *