Cara Mengurus Visa Pelajar Kanada Tanpa Agen

Cara Mengurus Visa Pelajar Kanada Tanpa Agen

Beberapa kali mengurus visa kunjungan ke berbagai negara ternyata gak lantas bikin kegiatan ini less nerve-wracking alias bikin perut mules. Apalagi kalau jenis visanya baru dan mengurusnya sambil terburu-buru. Itulah yang saya rasakan waktu pertama kali mengajukan visa pelajar Kanada a.k.a study permit.

Di saat masih percaya gak percaya kalau impian buat sekolah di luar negeri ini bakal jadi kenyataan, saya sudah harus bergegas mengurus study permit dengan persiapan kurang dari dua bulan. Supaya dapat gambarannya, saya kasih sedikit bocoran dulu tentang latar belakang saya mengajukan visa pelajar Kanada, ya.

Jadi, saya akan mengikuti program digital marketing professional di sebuah tech & design school di Vancouver, Kanada, bernama RED Academy. Programnya berlangsung selama satu tahun dengan sistem work-study, yaitu 6 bulan di kelas dan 6 bulan bekerja. FYI, ini bukan program magister atau S2, melainkan masuk kategori diploma.

RED Academy Vancouver - logo

Kelas saya akan dimulai pada tanggal 5 Oktober 2019, sedangkan LoA alias Letter of Acceptance dari pihak kampus baru saya terima pada tanggal 16 Agustus 2019. Hehe kebayang kan betapa mepetnya proses pengurusan study permit saya? 😀

Nah, pemerintah Kanada memungkinkan kita yang berada di luar negaranya untuk mengajukan visa pelajar secara online lewat situs imigrasi Kanada, maupun on paperdengan mengumpulkan dokumen secara langsung ke kantor VFS Global. Saya sendiri memilih cara yang ‘lebih repot’, yaitu dengan metode on paper. Kenapa?

Jawabnya sekalian sambil saya ulas satu per satu pengalaman mengurus visanya, ya.

1) Persiapan pengajuan

Sebelum memutuskan untuk mengurus visa sendiri, saya sempat iseng-iseng menghubungi salah satu agen pendidikan ternama di Tangerang. Di situ saya baru tahu kalau mereka cuma bisa membantu proses pengajuan study permit untuk pelajar yang juga mendaftar sekolah atau kuliah lewat agen tersebut. Hehe. Maaf, ya, norak.

Karena harus mengurus sendiri tanpa bantuan agen, saya pun rajin melakukan riset di Internet. Sayangnya, gak banyak artikel blog dari pelajar Indonesia di Kanada yang bisa saya jadikan referensi. Alhasil, acuan utama saya hanyalah website CIC (Citizenship and Immigration Canada) dan website VFS Global Kanada.

VFS Global merupakan Pusat Permohonan Visa Kanada di Indonesia yang memiliki dua lokasi, yaitu Jakarta dan Bali.

widisontheroad | mengurus visa pelajar Kanada | VFS Global Kuningan City
Kantor VFS Global Kuningan City

Informasi yang tertera di situs imigrasi Kanada sebenarnya sudah cukup lengkap. Gak heran kalau kamu telepon VFS Global, sebelum terhubung dengan operator, kamu akan mendapat pesan suara otomatis yang sangat panjang dan ngabisin pulsa yang intinya meminta kamu untuk selalu merujuk ke website CIC terlebih dahulu.

Nah, sambil menunggu LoA, saya bolak-balik membaca panduan mengajukan study permit dari luar Kanada yang ada di situs tersebut. Mulai dari dokumen yang disyaratkan, cara pengajuan, biaya yang dibutuhkan, hingga langkah selanjutnya setelah permohonan diajukan, semua tertera di situ.

Saya juga mulai mencicil beberapa formulir yang harus dilengkapi, antara lain:

2) Daftar dokumen

Berikut ini daftar dokumen yang saya siapkan sebelum mengajukan permohonan visa pelajar Kanada.

  • Paspor asli

Selain paspor baru yang masih berlaku, saya juga menyertakan paspor lama. Keduanya harus dibawa saat mengajukan permohonan di kantor VFS.

  • Formulir aplikasi IMM 1294

Formulir visa pelajar Kanada ini panjangnya hanya 6 halaman. Gak ada apa-apanya kok dibanding formulir visa turis Australia—yang bahkan denger-denger masih kalah juga dari visa Amerika Serikat. :))

Setelah melengkapi formulir, saya harus menekan tombol “Validate” yang ada di halaman pertama atau terakhir formulir. Validasi ini berfungsi untuk menghasilkan barcode yang nantinya diperlukan saat mengajukan permohonan.

  • Formulir informasi keluarga IMM 5707

Ini merupakan formulir yang wajib dilengkapi oleh setiap pemohon berusia 18 tahun ke atas yang mengajukan temporary resident visa (TRV), baik study permit maupun work permit, dari luar Kanada.

  • Checklist dokumen IMM 5483

Lembar ini bukan cuma membantu saya dalam mengecek kelengkapan dokumen, tapi juga harus disertakan saat ke kantor VFS.

  • Letter of Acceptance

Surat dari pihak kampus ini harus memuat nominal tuition fee alias biaya kuliah, serta informasi tanggal dimulai dan berakhirnya program perkuliahan yang diikuti.

  • Bukti keuangan

Jika kita menerima bantuan dana atau beasiswa, sertakan dokumen pendukung dari pihak penyedia beasiswa.

Jika menggunakan uang sendiri (atau orangtua), maka pastikan kita bisa menunjukkan bahwa kita mampu membiayai:

    • Biaya kuliah; dibuktikan dengan receipt pembayaran ke institusi, atau rekening koran yang nominalnya dapat menutupi tuition fee.
    • Biaya hidup; dibuktikan dengan rekening koran yang berisi tabungan senilai 10.000 CAD untuk satu tahun.
  • Akta kelahiran dan Kartu Keluarga

Kedua dokumen ini saya terjemahkan dulu ke bahasa Inggris dengan bantuan sworn translator. Saya pilih jasa Interlingua (SUGIARTO, Harry Fonte) yang gak sengaja saya temukan dalam daftar sworn translator di website kedutaan Amerika Serikat.

Kantor Interlingua berlokasi di Intiland Tower Lantai M1, Jl. Jend. Sudirman 32, Jakarta Pusat. Namun, kita gak perlu datang ke sana untuk menyerahkan dokumen asli. Komunikasi bisa dilakukan via WhatsApp, dan hasil scan dokumen yang ingin diterjemahkan cukup dikirim via email.

Biaya translate di Interlingua adalah Rp100.000 per halaman untuk layanan 3-4 hari kerja, dan Rp175.000 per halaman untuk layanan 1 hari kerja.

  • Foto 2 lembar

Untuk aplikasi on paper, foto ini harus disertakan saat menyerahkan dokumen di kantor VFS. Ketentuan foto adalah berukuran 3,5 x 4,5 dan berlatar belakang putih. Nama lengkap dan tanggal lahir juga gak lupa saya tuliskan di halaman belakang foto.

  • Consent Form VFS

Mengingat saya memilih format paper application di mana VFS akan membantu proses pengecekan dokumen dan pengiriman ke pihak kedutaan, maka saya juga harus menyertakan consent form ini saat submit dokumen.

  • Bukti pembayaran study permit

Detailnya bisa disimak di poin selanjutnya.

3) Biaya visa pelajar Kanada

Total biaya untuk mengajukan visa sementara Kanada dengan kategori study permit adalah 235 CAD (150 CAD untuk visa dan 85 CAD untuk biometrik + foto).

Pembayarannya hanya bisa dilakukan secara online dengan menggunakan kartu kredit melalui halaman ini. Selanjutnya, bukti pembayaran tersebut harus dibawa saat mengumpulkan dokumen di kantor VFS.

4) Mengajukan permohonan

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, ada dua cara yang bisa dipilih untuk mengajukan permohonan visa pelajar Kanada, yaitu secara online dan on paper.

“Apa bedanya?”

Online

Setelah membuat akun di website CIC dan membayar visa, pemohon bisa langsung mengunggah semua dokumen yang sudah dipersiapkan secara online. Meski demikian, pemohon tetap perlu datang ke kantor VFS untuk melakukan biometrik, menyerahkan paspor asli, serta mengambil paspor setelah permohonan visa di-approve.

On paper

Karena saya memilih pengajuan visa on paper, maka tentunya seluruh dokumen harus saya print terlebih dahulu. Dokumen-dokumen ini selanjutnya saya bawa ke kantor VFS bersamaan dengan jadwal biometrik. Berhubung pihak VFS tidak melayani walk in, maka untuk melakukan biometrik ini saya harus buat appointment dulu di website mereka.

Alasan saya memilih metode yang kedua sebenarnya agak sepele. Entah kenapa saya agak insekyur kalau mengajukan permohonan secara online. Belum lagi peringatan mengenai format file-nya cukup ketat dan bikin saya waswas. Rasanya bakal lebih tenang kalau saya menyerahkan sendiri dokumen fisiknya ke pihak VFS. Agak old school, ya? Hahaha. 😀

Anyway, apapun pilihannya, kuncinya itu hanya dua:

  1. Pastikan semua dokumen sudah sesuai persyaratan
  2. Yakinkan pihak kedutaan kalau tujuan kita ke Kanada memang untuk belajar*

*FYI, study permit Kanada ini juga mencakup izin untuk bekerja off-campus selama maksimal 20 jam per minggu.

Nah, di hari yang sudah ditentukan, yaitu Rabu, 21 Agustus 2019 saya datang ke kantor VFS di Kuningan City Lantai 2 dengan membawa bukti appointment beserta seluruh dokumen yang tertera di poin 2.

Saya tiba di lokasi sekitar 20 menit sebelum jadwal biometrik saya pada pukul 10.00 WIB. Sesampainya di ruangan permohonan visa Kanada, saya langsung menyerahkan lembar appointment ke satpam untuk ditukar dengan nomor antrean.

Setelah sekitar 10 menit menunggu, tiba giliran saya dipanggil ke counter untuk menyerahkan dokumen. Saya juga diminta membayar biaya tambahan sebesar Rp110.500 (Rp85.500 untuk biaya layanan bantuan VFS dan Rp25.000 untuk biaya SMS). Pembayaran ini hanya bisa dilakukan secara cash.

Sempat kaget juga saat sang petugas memberi tahu kalau estimasi proses visanya bisa sampai 60 hari alias dua bulan, sedangkan jadwal kelas pertama saya tidak sampai dua bulan lagi. Ha-ha-ha :’)

Walaupun dalam hati dagdigdug, saya tetap membalas jawaban si Mbak dengan senyuman, sambil meyakinkan diri kalau prosesnya gak akan selama itu. Pasalnya, saya sudah sempat cek situs imigrasi Kanada, dan menurut informasi di sana, pengajuan study permit dari Indonesia rata-rata hanya memakan waktu dua minggu*.

mengurus visa pelajar Kanada | estimasi waktu
Estimasi waktu pengurusan visa pelajar Kanada

*Processing time ini selalu di-update setiap minggu berdasarkan aplikasi-aplikasi yang sudah masuk dan diproses sebelumnya.

Usai menyerahkan dokumen dan melakukan pembayaran, saya menerima struk yang harus dibawa saat mengambil paspor.

Saya pun duduk kembali untuk menunggu giliran biometrik. Proses biometrikyang mencakup pengambilan sidik jari dan fotohanya memakan waktu kurang lebih 5 menit. Alhasil, pukul 10.13 WIB saya sudah keluar dari kantor VFS.

Dua hari kemudian, tepatnya Jumat, 23 Agustus 2019, saya menerima email berisi instruksi untuk melakukan medical exam. Saya pun langsung menghubungi rumah sakit yang sudah ditentukan untuk membuat appointment, dan mendapat jadwal hari Senin, 26 Agustus 2019.

5) Medical check up

Berdasarkan informasi yang dimuat di website CIC, Indonesia masuk dalam daftar negara yang penduduknya WAJIB melakukan medical check up (MCU) sebagai syarat mengajukan visa pelajar Kanada. Alasannya pasti akan dijelaskan sama dokter yang kamu temui saat MCU, yaitu salah satunya karena tingginya kasus penyakit TBC di negara kita. 🙁

Daftar rumah sakit yang secara resmi ditunjuk sebagai lokasi MCU bisa dilihat di sini. Untuk pemohon (non-refugee) di wilayah Jabodetabek, satu-satunya lokasi MCU yang bisa dituju adalah RS Premier Bintaro.

Karena paspor asli saya sudah dibawa ke VFS, maka saat MCU saya hanya perlu menyerahkan KTP asli dan surat pengantar dari kedutaanyang terlampir dalam email instruksi medical exam. Surat tersebut memuat nomor UCI/IME alias kode unik yang dikeluarkan oleh pihak kedutaan.

Proses MCU di RS Premier Bintaro berlangsung selama dua jam dan tindakan yang dilakukan antara lain:

  • Tes darah dan urin
  • Rontgen dada
  • Pemeriksaan tekanan darah
  • Tes penglihatan
  • Konsultasi dengan dokter

Biaya yang dikenakan untuk melakukan MCU ini sebesar Rp1.771.000. Hasilnya selesai dalam satu hari kerja dan langsung dikirim secara online oleh pihak rumah sakit ke kedutaan sehingga kita gak perlu repot bolak-balik.

6) Alur pengurusan visa

Kalau dirangkum, berikut ini proses yang saya lalui untuk mendapatkan visa pelajar Kanada:

  • Rabu, 21 Agustus 2019 @ 10.00 WIB: Menyerahkan formulir permohonan dan dokumen-dokumen lainnya ke kantor VFS Global.
  • Kamis, 22 Agustus 2019 @ 07.25 WIB: Menerima email berisi pemberitahuan bahwa permohonan visa saya sudah dikirim ke kantor IRCC (nama lain dari CIC).
  • Kamis, 22 Agustus 2019 @ 14.30 WIB: Menerima email berisi konfirmasi bahwa permohonan visa saya sedang diproses di kantor IRCC.
  • Jumat, 23 Agustus 2019 @ 09.59 WIB: Menerima email berisi lampiran dokumen IMM 5825, yaitu informasi biometrik dan masa berlakunya.
  • Jumat, 23 Agustus 2019 @ 11.50 WIB: Menerima email berisi lampiran dokumen IMM 1017, yaitu instruksi untuk melakukan medical exam alias MCU.
  • Senin, 26 Agustus 2019 @ 08.00 WIB: Melakukan MCU di RS Premier Bintaro.
  • Selasa, 27 Agustus 2019 @ 07.43 WIB: Menerima email dari RS Premier Bintaro berisi lampiran dokumen eMedical; di dalamnya disebutkan bahwa hasil MCU saya sudah diteruskan ke kantor IRCC.
  • Jumat, 30 Agustus 2019 @ 10.30 WIB: Karena belum ada update mengenai hasil MCU, akhirnya saya memutuskan untuk membuat online account supaya bisa melacak status permohonan visa secara real time. Di sana saya bisa lihat kalau ternyata pemeriksaan hasil MCU saya sudah dinyatakan lolos pada tanggal 28 Agustus 2019. (FYI, once aplikasi kita sudah di-link ke online account, maka update mengenai status visa tidak akan dikirim lagi melalui email dan hanya bisa dilihat langsung melalui akun tersebut.)
  • Selasa, 3 September 2019 @ 17.00 WIB: Mengecek online account dan status aplikasi saya sudah berubah menjadi APPROVED! Alhamdulillah. :”””)
  • Rabu, 4 September 2019 @ 10.18 WIB: Menerima email berisi pemberitahuan kalau paspor saya sudah bisa diambil di kantor VFS, serta pesan baru di online account yang memuat dokumen IMM 5813. Dokumen ini akan diminta oleh petugas imigrasi di bandara Kanada, jadi pastikan agar kamu bawa dan jangan dimasukkan ke checked luggage.
  • Kamis, 5 September 2019 @ 10.00 WIB: Mengunjungi VFS untuk ambil paspor yang sudah dibubuhi stamp TRV! 😀

Bisa dibilang lama proses pengurusan visa saya sesuai dengan estimasi yang tertera di website CIC, yaitu sekitar dua minggu. Bersyukur banget karena akhirnya bisa bernapas lega sambil mengurus persiapan keberangkatan. :”)

Oh ya, beberapa hari setelah visa di-approve, saya iseng-iseng buka website CIC dan ternyata estimasi pengurusan study permit di Indonesia makin lama, yaitu jadi 3 minggu! Phew, untung saat itu urusan saya sudah beres.

Anyway, semoga informasi ini membantu, ya, dan buat kamu yang lagi berjuang mengurus visa pelajar Kanada, semoga sukses!

16 thoughts on “Cara Mengurus Visa Pelajar Kanada Tanpa Agen

  1. Halo, kak mau tanya..

    “Yakinkan pihak kedutaan kalau tujuan kita ke Kanada memang untuk belajar”

    itu dokumen yang kakak lampirkan apa saja yg meyakinkan datang untuk belajar, diluar dari syarat keuangan yg stabil.. Mohon bantuannya ya.. terima kasih, Kak

    1. Halo Ryu,

      Letter of Acceptance (LOA) dari kampus cukup bisa jadi bukti kalau kita memang ke Kanada untuk belajar. Yang penting pastikan kalau di surat tersebut tertera tanggal mulai dan berakhirnya studi.

      Semoga membantu!

    2. Halo sis, saya mau tanya dong.
      Saya sudah biometrik tapi blum ada email apapun yg masuk ke saya. Sudah 2hari saya tunggu.
      Mungkin karna virus corona,jd proses lebih lama.

      Nah,yg mau saya tanyakan. Mungkin sis tau,setelah biometrik apakah di jamin visa dpt? Saya sudah sertakan smua dokumen termasuk LOA

      1. Halo Suma, yang saya pahami gak ada jaminan kalau sudah biometrik visa pasti di-approve. Kalau boleh tahu, apa kamu submit dokumennya secara online (bukan di VFS berbarengan dengan biometrik)? Terus sudah medical exam belum?

  2. Hallo ka, mau tanya donk
    saya berniat mau mengajukan visa pelajar ke Kanada, tepatnya ke Vancouver, dan saya diberitahu bahwa harus ada sertifikat IELTS min band 5.5, apakah kakak membutuhkan sertifikat IELTS juga ?

    1. Halo Herlina,

      Case saya agak unik sih. Jadi, di formulir aplikasi memang ada pertanyaan “Have you taken any test from designated agency to assess your English or French?” Nah, pertanyaan ini gak bertanda (*) atau mandatory, tapi entah apa yang ada di pikiran saya waktu isi formulir, saya pilih “No” karena beranggapan yang dimaksud adalah IELTS, sedangkan skor yang saya punya dan sertakan untuk daftar ke sekolah tujuan adalah Duolingo English Test (FYI, ini tes legit dan bukan sekadar dilakuin di mobile app-nya yang populer itu ya :p)

      Begitu saya pikir-pikir lagi, keduanya sebenarnya sama-sama ujian standardisasi yang diakui oleh berbagai institusi di dunia—walaupun cakupan Duolingo memang gak seluas IELTS. Gara-gara kurang riset dan pengajuan yang serba buru-buru inilah saya jadi gelisah sepanjang menunggu hasil permohonan visa. Sempat takut ditolak karena saya pilih “No” dan gak melampirkan skor IELTS maupun Duolingo (oh ya, waktu submit dokumen di VFS pun petugasnya gak tanya apa-apa.) Alhamdulillah, kekhawatiran saya gak terbukti karena permohonan visanya disetujui *yayyy! 😀

      Anyway, dari hasil googling sih ternyata banyak yang bilang kalau skor IELTS minimum band 5.5 dibutuhin. Well, salah satu syarat dokumen wajib untuk apply visa pelajar Kanada kan LoA. Nah, kalau sudah punya ini, mestinya si pemohon juga sudah memenuhi syarat skor IELTS atau English proficiency test lain yang ditentukan sekolah/kampus bersangkutan sehingga bukti ini bisa ikut dilampirkan. Nah, kalau boleh tahu kamu sendiri saat ini statusnya gimana, Herlina?

  3. Hi, salam kenal..
    Saya mau nanya, kira2 kalo saya udh bayar uang sekolah untuk satu semester aja.
    Uang di tabungannya cm ada 10k CAD. Apakah cukup ya? Aku super anxious nih.
    Thanks:)

    1. Hai Ana, salam kenal! Maaf ya baru sempat respons.

      Untuk destinasi studi selain Québec, syarat tabungan minimalnya 10,000 CAD untuk biaya hidup satu tahun, tapi di website IRCC ditekankan kalau angka tersebut gak termasuk tuition. Kalau ada rekening koran pendukung yang disertai juga dengan surat sponsor, misalnya dari orangtua, aku yakin bakal lebih aman. Semoga membantu! 🙂

  4. Hallo kak Widi, syarat daftar dokumennya mmg cukup itu saja kak? Tidak perlu ijazah terakhir dan transkip nilai? Bisa tlg diinfokan kak semua dokumen apa aja yg kk masukkan sewaktu apply ke vfs nya? Slnya saya check ke form checklist dokumen IMM 5483 tidak dijelaskan detail, cuma ditulis other documents required by responsible visa office (refer specific for your regions) Terimakasih banyak kak, maaf kepanjangan

    1. Halo Calvin,

      Betul, saya sendiri gak melampirkan ijazah dan transkrip nilai karena memang gak disyaratkan. Saya rasa itu lebih ke persyaratan dari kampus masing-masing, ya. Dokumen yang kemarin dilampirkan benar-benar cuma yang ditulis di artikel ini: paspor, beberapa formulir (IMM 1294, IMM 5707, dan checklist dokumen), LoA, bukti keuangan, akta dan KK, pas foto, consent form VFS, dan bukti pembayaran study permit. 🙂

  5. Hi kak. Aku udah dapat LOA dan akan mengurus Visa. Aku ikut program Co-op di LCC Vancouver selama 1 tahun. Aku udah bayar SPP Full setahun dan tabungan aku hanya ada 10k CAD. Ada pertanyaan yang demi Allah gak tau harus tanya kemana
    Apakah jumlah 10k CAD tersebut aman untuk mengajukan visa? Berdasarkan pengalaman kakak gimana?

    1. Halo Adi, menurutku aman kok karena selain nominal rekeningnya sesuai syarat dari kedutaan, kamu juga ada bukti kalau biaya studinya sudah dibayar penuh. 🙂

  6. Halo Kak Widi,

    Sebelumnya terima kasih banyak buat informasi2nya, sangat membantu untuk ngasi gambaran bagaimana prosesnya 🙂 Lalu saya mau tanya, apakah Kak Widi buat SKCK untuk pengajuan study permit ini? Saya baca di beberapa web lain katanya dibutuhkan SKCK ya?

    Terima kasih dan semoga sehat selalu..

    1. Halo Lucia, sama-sama! Seneng banget kalau informasinya bisa membantu 🙂
      Aku gak melampirkan SKCK. Yang aku tahu SKCK ini dibutuhkan waktu kamu mau apply sebagai PR alias permanent resident.

  7. Hi Mba,
    mau tanya2 niih ya, visa di refuse nih, krn masalah keuangan dan ktnya ga ada strong tight / bakal balik ke Indonesia, dan krn rekening 3 bulan yg lalu tidak ada endapan uang lagi( dana sudah di pencar2 kan) jadi kira2 kalo reapply lagi dgn ada dana tiba2 gitu masalah ga ya
    thanks in Advance!

    1. Hi Chrissy
      Aku punya masalah yang sama

      Boleh sharing kontak? Ada yang mau aku tanya soalnya dan aku tau beberapa informasi soal dana tiba tiba

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *